Ростов-на-Дону
8 800 5000 445
9.00-18.00 ( с пн-пт по Мск )

Совещания, совещания...



В этой статье я поделюсь своими соображениями, основанными на моем многолетнем опыте руководителя крупной компании: как избежать доведения совещания до дебатов конфликтующих лиц, исключить просиживания сотрудниками времени в пустую, услышать мнение каждого из присутствующих и сократить время на его проведение.  

«Совещания — это симптом плохой организации. Чем меньше совещаний, тем лучше.»
Питер Друкер, «Эффективный руководитель».

 
                                                Блог Юлии Полежаевой_Совещания_0.jpg
 

Я  отношусь к тем руководителям, которые крайне критичны к такому формату коммуникаций, как совещание.

Несмотря на то, что большая часть моих сотрудников находится в других городах, современные технологии дают массу возможностей для удаленных совещаний. 

За свою длительную карьеру в совещаниях я участвовала в совершенно разных ролях: начиная с рядового зеваки, которого пригласили для общей массы и пущей значимости, а так же активного участника, желающего донести свое бесценное малоопытное мнение, ну и конечно организатора совещания, который точно понимает, что хочет от всех присутствующих людей. 

Я не буду описывать технологию проведения совещаний, этой информацией изобилен интернет, поделюсь исключительно своим опытом.

Каковы мои главные точки фокуса на совещаниях:

«Зачем мы здесь собрались или почему отсюда никто не выйдет»… 
Когда приходят мои коллеги, я в начале обозначаю, что я хочу получить по итогу этого совещания и как планирую это реализовать, например: 


«Сегодня мы собрались, чтобы понять, как нам увеличить продажи на 30% по категории «белье» и пока мы не будем уверенны, что достигнутые договоренности приведут нас к желаемому результату, отсюда никто не выйдет».  


                                               Блог Юлии Полежаевой_Совещания_1-0.jpg

Все хотят скорейшего завершения совещания, поэтому я в самом начале могу рассчитывать на максимальную продуктивность сотрудников. 

Из моего опыта: Одно из самых сложных и длительных совещаний на моей практике было посвящено внедрению 1С8 на участке розничной сети, в какой-то момент мы уперлись в конфликт программистов и ИТ-шников, которые никак не могли взять на себя ответственность за процессы ссылаясь на вину друг друга. Все тонкости проекта и уникальный техногенный язык мне крайне не понятен, но результат надо было получить, во что бы то ни стало. И что вы думаете, спасло ситуацию? Пицца и пиво! Ну и, конечно, немаловажную роль сыграла моя безапелляционная позиция о необходимости достижения договоренностей. 

"А что Вы можете добавить по теме обсуждения?"

Вовлеченность. Это самый важный для меня фактор. Не переношу лица сотрудников в состоянии глубокого транса. В конце концов, это время оплачено, и хотелось бы получить как минимум живое внимание, а не безучастную имитацию присутствия.

Что делать с медитирующими личностями, которые перепутали совещание с утреней йогой? Все просто, я прерываю ход совещания и задаю вопрос герою в облаках «Вы где?», либо «Что Вы можете добавить по нашей теме?», как вариант «А Вы что думаете по предложенному варианту развития событий?». После одного, максимум двух подобных прецедентов и главному герою и всем членам коллектива не захочется более уходить в себя и их уровень концентрации на происходящем во время совещания существенно увеличивается.

Возвращаясь к теме вовлеченности, хочу отметить, что технология мозгового штурма мне близка более всех остальных. А именно, обозначая вопрос, я по очереди обращаюсь к каждому сотруднику и записываю предложенные им варианты. В итоге, я выделяю самые реалистичные к внедрению, и обсуждение уже идет на предмет способов и методов реализации.


Важно! Я не озвучиваю свои варианты предложений, стараюсь получить данные решения от своей команды, поскольку очевидно эффективные вещи будут озвучены. 



                                                         Блог Юлии Полежаевой_Совещания_2-0.jpg

Контроль глубины обсуждений или как не утонуть в деталях. 

Уход в детали и частности – это недопустимое расточительство времени. Если прописать точечные процессы не стоит в повестке совещания, то не стоит тратить на это драгоценное время коллектива. 

Лайфхаки руководителя:

Что необходимо сделать для того, чтобы совещание прошло максимально продуктивно?:

- определитесь с векторами деятельности;
- распределите зоны ответственности; 
- установите дедлайн и отправляйте сотрудников на рабочие места, где они продуктивно все это самостоятельно реализуют. 

Всегда помните, что совещания - это отвлечение сотрудника от его основного вида деятельности. Квалифицируйте его как инвестиции, посчитать которые можно следующим образом:
Инвестиции в совещания = Время, к-во часов* число сотрудников, чел. * стоимость человеко-часа, руб.

Таким образом, один час совещания, количество участников которого составляет 7 сотрудников, человеко-час возьмем исходя из средней заработной платы менеджеров в России 35 868 руб./мес. (источник https://person-agency.ru/salary.html), обойдется Вам в 1 569,2 руб., без учета налогов.

"И настроение мое улучшилось..."

                                                          Блог Юлии Полежаевой_Совещания_3-0.jpg

Ставить веселую музыку и танцевать это конечно перебор, но разный опыт бывает. Я неоднократно участвовала в тренингах на базе американских моделей успеха, которые пропагандируют музыкальные зарядки, притопы, прихлопы и прочие увеселительные мероприятия в рабочее время.
Но как показывает мой многолетний опыт руководителя, ментальность сотрудников не готова к подобным экспериментам. Тем не менее, личное наблюдение говорит, что позитивное настроение коллектива дает большую эффективность и готовность сотрудникам к раскрытию потенциала.

А это именно то, что мне как руководителю надо, и вот что я делаю: а. озвучиваю позитивные события в жизни компании и коллектива, например дни рожденья, достижение планов, получение важных контрактов; б. говорю объединяющие комплименты, если на то есть основание, а именно: «какие сегодня все красивые/деловые/бодрые/собранные»; в. проявляю заботу о комфорте: «Все сели? Всем удобно? Готовы к продуктивной работе?». 


Тут главное не переусердствовать, чувствуйте грань, где заканчивается здоровый позитив и начинается лицемерие.


Безусловно, это не все мои точки фокуса на совещаниях, я разверну их больше, если увижу интерес к этой тематике. Сколько руководителей столько и видений, более того многое зависит от формата и целей совещания, корпоративной культуры, философии компаний. Конечно же, это мой опыт, но в таком деле как управление организацией не может быть универсальных рецептов.

Однако, всех руководителей - от начинающих свой первый маленький бизнес до лидеров крупных корпораций -объединяет желание сократить количество совещаний, сделать их максимально продуктивными и использовать их как вдохновение сотрудников на новые рабочие подвиги.

Спасибо за внимание. Жду Ваших вопросов и комментариев.
С уважением, Полежаева Юлия.
Вернуться к списку статей




3.151506372150